Cryptshare für Lotus Notes
Cryptshare for Lotus Notes ist ein Add-On für IBM Lotus Notes das die volle Funktionalität in den Notes Mail Workflow integriert. Das Add-On trennt E-Mail-Anhänge von Ihrer E-Mail ab und speichert diese sicher und verschlüsselt auf dem Cryptshare Server. In der E-Mail wird der Anhng durch einen Download-Link ersetzt und an den Empfänger gesendet.
Der bzw. die Empfänger können mittels des Cryptshare-Web-Interfaces Dateien zurück an den Absender schicken.
Durch die Integration von Cryptshare in Lotur Notes können Sie Ihren gewohnten Umgang bei der Archievierung von gesendeten E-Mails innerhalb Ihres Notes-Clients bei behalten.
Cryptshare for Notes bietet eine sicher Alternative für den Versand von großen Dateien ohne dabei mit den Größenbeschränkungen Ihres E-Mail-Workflows zu kollidieren.
Cryptshare for Notes bietet drei Verwendungsmodi an:
Automatic mode
Definieren Sie ein Regelwerk in Ihrem Domino-Directory oder verwenden Sie auf Wunsch das Regelwerk von vorhandenen Drittprodukten die Einfluss auf das Mail Routing nehmen.
Definieren Sie welche E-Mail-Nachrichten-Typen von Cryptshare for Notes verarbeiten werden sollen. Wenn ein Benutzer eine nachricht verschickt, welche unter das definierte Regelwerk fällt, werden die Dateianhänge automatischen abgetrennt, durch eine Downloadlink in der Nachricht ersetzt und auf dem Cryptshareserver bis zum Download verschlüsselt gespeichert.
Manual mode unter Verwendung des Cryptshare-SmartIcon
Um Ihren Benutzern die Möglichkeit zu geben Cryptshare unabhängig von der Serverregeln zu verwenden gibt es den Cryptshare-SmartIcon, der sicherstellt, dass die Nachricht in jedem Fall mit Cryptshare versendet wird, auch dann wenn dies auf Grund des Serverregelwerks nicht nötig wäre.
Ein Klick auf den SmartIcon öffnet das Cryptshare-Mailformular das Ihnen das verfassen einer E-Mail und das Auswählen der zu übertragenden Dateien ermöglicht. Innerhalb dieses Mailformulars definieren Sie auch ob und welches Passwort für den Versand benutzt werden soll.
Manual mode unter Verwendung des Cryptshare-Widgets
das Cryptshare for Notes Widget in der Notes sidebar gibt Ihnen eine dritte Möglichkeit Dateien mit Cryptshare zu versenden. Sie können mittels drag&drop Dateien aus anderen Notesanwednungen auf das Widget ziehen, dann nur noch den Empfänger, Passwortoptionen und Passwort sowie die Nachricht eingeben und die Dateien versenden ohne die aktuelle Notesanwendung, mit der Sie gerade arbeiten, verlassen zu müssen.
Mehrwert für Ihr Unternehmen:
Im Automatic Mode stellen die Server-Side-Rules sicher, dass die definierten Dateianhänge mit Cryptshare übertragen werden. Benutzer können in diesem Fall nicht entscheiden, ob Cryptshare verwendet wird oder nicht.
Im Manual Mode können Dateien mit einer Größe von bis zu 2GB durch nur einen Klick auf das Cryptshare-SmartIcon verschlüsselt und sicher übertragen werden.Da Cryptshare im Manual Mode genauso arbeitet wie die Notes-Mail-Anwendung ist ein gesondertes Training nicht erforderlich.
Ihre Benutzer arbeiten mit der ihnen vertrauten Mail-Umgebung.
Die Größebeschränkung beim Versand, bzw. Empfang, von Dateianhängen innerhalb Ihrer, bzw. innerhalb der Empfänger-E-Mail-Infrastruktur, sind bei der Verwendung von Cryptshare irrelevant.
Verwenden Sie Ihre Notes- bzw. CRM-Adressbücher.
Systemintegration
Es gibt drei Wege Cryptshare for Notes zu verwenden. Sie können Ihre E-Mails auf der Basis von Server-Side-Rules automatisch verarbeiten lassen, und/oder druch die Installation des Cryptshare-SmartIcons bzw. des Cryptshare-Widgets zwei manuelle Benutzerverianten verwenden.
Automatic Mode
Um den Automatic Mode auf Ihren System verwenden zu können müssen zwei Datenbanken auf Ihrem Domino-Server installiert werden. Eine Datenbank, die Cryptshare.nsf, verarbeitet die E-Mails die Sie via Cryptshare versenden möchten, die andere Datenbank speichert alle Ereignisse als Log-System. Beide Datenbanken prüfen gegenseitig ihr Vorhandensein und ihre Funktionalität.
Sie müssen in Ihrem Domino Directory oder einem verwendeten Drittprodukt, dass Ihr E-Mail-routing beeinflußt, eine Regel definieren nach der Cryptshare arbeitet. Kriterien für diese Regel können Dateigröße, Anzahl der Anhänge, Absender, Empfänger oder bestimmte Keywords sein. Änderungen an Ihrem Standard-Lotus-Notes-Template sind nicht notwendig.
Die Cryptshare.nsf wird mit bereits vordefiniertem Regelwerk ausgeliefert was die sofortige Benutzung ermöglicht, diese Grundkonfiguration kann aber auch Ihren Bedürfnissen entsprechend verändert werden.
Manual Mode - der SmartIcon
Wenn Sie Ihren Benutzern die Entscheidungsfreiheit ob sie eine Datei per Cryptshare oder Mail versenden möchten einräumen ist der Cryptshare SmartIcon das Richtige für Sie. Durch klicken auf den Cryptshare SmartIcon wird aus einer Lotus Notes Mail eine Cryptshare Mail. Der Zugriff auf das Lotus Notes Adressbuch und die Archivierung der gesendeten Mails in der Lotus Notes Ordnerstruktur bleibt selbstverständlich erhalten. Die Installation des Cryptshare SmartIcons ist denkbar einfach! Senden Sie eine Mail mit der Installations-Routine an die entsprechenden Benutzer. Durch einfaches klicken auf den in der Mail enthaltenen SmartIcon wird dieser in Lotus Notes implementiert.
Der SmartIcon installiert automatisch sich in der SmartIcon-Leiste. durch die Benutzung des SmartIcon können Benutzer Cryptsharemails auch dann verschicken, wenn keiner der automatischen Bedingungen, wie z.B. Dateigröße oder Deiteiendung, erfüllt sind.
Manual mode unter Verwendung des Cryptshare Widgets
Wenn Sie Widgets verwenden, haben Sie die Möglichkeit das Cryptshare Widget in die Lotus Notes Sidebar zu installieren. Das Widget ist eine verkleinerte Cryptshare for Notes Maske.Mit dem Widget, ist sehr leicht mittels drag & drop Dateien oder Text aus der Lotus Notes Datenbank oder anderen Quellen auf Ihrem Desktop in eine neue Cryptsharemail umzuwandel. Die Verteilung im Intranet übernimmt der Domino Widget Katalog.
Cryptshare Server Systemvoraussetzungen
Cryptshare for Lotus Notes ist ein Add-On zu Ihrer Cryptshare Installation.Um Cryptshare for Lotus Notes verwenden zu können,ist eine Installation von Cryptshare Server/Appliance/Virtual Appliance der Version 2.4.0 oder höher notwendig.
Domino Server Systemvoraussetzungen (zwingen für alle Modi)
- IBM Lotus Domino Server Version 7.0 or oder höher auf einem der nachstehenden Betriebssysteme
- Windows 2003 (32bit oder 64bit)
- Windows 2008 (32bit oder 64bit)
- Linux (alle von Domino unterstützen Versionen)
- Java JVM 1.4.2 oder höher
- Ihre Firewall muss eine SSL Verbindung (port 443) von Ihrem Domino Server zu Ihrem Cryptshare Server/Appliance/Virtual appliance erlauben.
Notes Client Voraussetzungen (für die Verwendung des Cryptshare SmartIcon)
- IBM Lotus Notes Client Version 7.0 oder höher.
- Windows XP, Windows Vista (32 und 64 Bit),
- Windows 7 (32 und 64 Bit)
Notes Client Voraussetzungen (für die Verwendung des Cryptshare Widgets)
- IBM Lotus Notes Client Version 8.0 oder höher
- Windows XP, Windows Vista (32 und 64 Bit),
- Windows 7 (32 und 64 Bit)
Übersicht - Welche Dateien werden benötigt?
| Beschreibung | Dateien | Erforderlich für Updates | Erforderlich für Neuinstallation |
| Cryptshare for Lotus Notes Templates | -T- Cryptshare Log V2.0.1.zip -T-CryptshareNotes V2.0.1.zip | x | x |
| Cryptshare for Lotus Notes Datenbank (beinhaltet Default-Texte und Voreinstellungen) | Cryptshare_nsf.zip | x | x |
| Sprachdateien | Language_xx.txt | x | |
| Fehlertext-Dateien | Fehlernummerliste_xx.txt | x | |
| Schnittstellendateien | CryptShare4Notes.jar cryptshare-api.jar | x | x |
| Update-Leitfaden | CS4LN V2.0.1 Update Leitfaden.pdf | x | |
| Installations- und Administrationshandbuch | Cryptshare_4_Lotus_Notes_ Administrationshandbuch_2.0.1_DE.pdf | x |